WinFuture-Forum.de: [s] Excel - Auskenner - Kleines Projekt - WinFuture-Forum.de

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Nachrichten zum Thema: Office 2013
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[s] Excel - Auskenner - Kleines Projekt


#1 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 05. November 2015 - 22:23

Hallo ich bin auf der Suche nach jemanden der sich mit Excel auskennt... ich habe folgendes vor.

Verschiedene Benutzer, auf verschiedenen Blättern dürfen eine Anwesendheitsliste führen am besten für jeden Monat wen das irgendwie machbar ist.

Einzig und alleine der Chef hat Zugang zu einer Masterliste wo er alle auf einmal sieht der Angestellten und Änderungen vornehmen kann. Geht das irgendwie ??

Alle haben Zugang zu einen Tranfserlaufwerk wo die oder mehre Datein gespeichert sind ( Excel )
Es kommen und gehen hin und wieder auch mal Mitarbeiter leider...

Kann mir da jemand helfen oder Tips geben.
Ich kann leider nur die Tabellen anlegen hab leider nicht soviel Kenntnisse mit der ganzen Sache.
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#2 Mitglied ist offline   Holger_N 

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geschrieben 05. November 2015 - 22:51

Für mich klingt das, als wäre das eher was für eine »richtige« Datenbank, aber mal warten, vielleicht weiß da einer mehr. Excel überrascht ja immer wieder mal gern.
Bauernregel: Regnets mächtig im April, passiert irgendwas, was sich auf April reimt.
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#3 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 05. November 2015 - 22:55

Hallo Holger, grüss dich, brauch man für eine Datenbank oder so ein extra Programm ?? Ich versuche gerade Youtube Tutorials zu verstehen aber es ist schon schwierig :(

Eigentlich also so denke ich will ich garnichts schlimmes *lach*

Ich habe mal eine Datei angehängt vielleicht stellt das meine Sache besser da... was ich eigentlich möchte
Wichtig dabei jedes blatt hat einen anderen Berbeiter und Masterliste muss alles lesen und schreiben können.

PS: Ich habe gerade geschaut es soll wohl mit einzelnen Datein besser gehen wenn man dort dann die Monate macht und jeweils eine Excel datei dann eine Gruppe ist und es gibt dann eine Masterliste... kann die aber dann auch in die anderen Datein schreiben ...

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Dieser Beitrag wurde von PeaT1105 bearbeitet: 05. November 2015 - 23:03

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#4 Mitglied ist offline   RalphS 

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geschrieben 05. November 2015 - 23:17

Das klingt nicht wie, sondern das IST eine Sache für eine "richtige" Datenbank. Excel... nein, sorry, damit läßt sich das nicht zufriedenstellend umsetzen und schon gar nicht in einem Sicherheitskontext. Ganz zu schweigen von den "vielen Mitarbeitern", die da drin rumschreiben sollen; schon *das* wird mit Pauken und Trompeten schiefgehen.

- Mach Dich schlau von wegen Datenbanken, wobei ich - falls das nicht nur eine Art Übungsaufgabe ist, sondern tatsächlich live -- davon abraten würde, das als "tjo ich weiß zwar nicht was ich tu aber wird schon irgendwie :huh:" anzugehen. Denn da gehört doch schon ein klein wenig mehr dazu als SELECT Elefant FROM Africa.
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#5 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 05. November 2015 - 23:25

Absolut richtig also würde man vorschlagen Datenbanken...okay ich bin gerne bereit immer neues zu erlernen und mir was zeigen zu lassen dachte bloss das evtl excel sowas kann... also wo fangen wir an oder wie am besten :)

Wir haben leider nur office zu verfügung excel acsess etc...und natürlich das firmenintranet :) wo manche auch einfach gestaltete website drauf packen

Dieser Beitrag wurde von PeaT1105 bearbeitet: 05. November 2015 - 23:26

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#6 Mitglied ist offline   Wiesel 

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geschrieben 06. November 2015 - 07:30

Also das auslesen einzelner exceldateien durch eine "masterdatei" ist sehr einfach. Wenn jeder seinen eigenen transferordner oder eigene zeitendatei , braucht die masterdatei ja nur die Daten von dort auslesen. Das dauert aber je nach Anzahl der auszulesen den Dateien.

Hauptproblem ist aber meiner Meinung nach die zu leichte Manipulierbarkeit. Da ist es besser jeder schreibt es handschriftlich auf und der chef überträgt das persönlich.
around the world
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#7 Mitglied ist offline   RalphS 

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geschrieben 06. November 2015 - 09:27

Nicht mal. Das mehr oder weniger größere Problem ist, daß jeder macht was er will in seiner Datei, weil er - oder sie -- es eh besser weiß als der mit der Masterdatei.

Was dazu führt, daß man mit seiner Masterdatei von 100 Dateien vielleicht 3 erfolgreich gelesen kriegt.
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#8 _Hobbyperte_

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geschrieben 06. November 2015 - 10:50

Also die Struktur wie die Daten einzugeben sind, kann man doch mit einer Vorlage die von allen zu verwenden ist festlegen. Dazu noch eine Erklärung schreiben und oder in Betriebsversammlung erklären wie die Tabellen Auszufüllen sind und damit sollte es dann prinzipiell erst mal klappen. Mitarbeiter die die Tabelle dann doch nicht nach Vorgabe führen muss man halt "nachschulen" etc.

Für mich wäre es eher die Frage, ob so eine Art der Zeiterfassung überhaupt Sinn macht? Da kann ja jeder nach Gutdünken Eintragen was er will ... wenn so eine Zeiterfassung offenbar notwendig ist, dann wäre ein richtiges Zeiterfassungs-System doch die einzige Alternative. Scheinbar haben doch alle Mitarbeiter einen PC-Arbeitsplatz? Man könnte da Chipkartenleser anschließen ... Gibt von den Herstellern solcher Geräte sicherlich auch Lösungen für "kleine" Büros ... wo die Daten über's Netzwerk automatisch eingesammelt werden können ... so das "der Chef" das ganze dann übersichtlich Angezeigt bekommt ...
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#9 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 06. November 2015 - 12:43

Also erstmal großes LOB an alle die sich daran beteiligen hier und wie sich ganz viele Gedanken machen.
Also die "Schreiber / Erfasser" werden geschult und nehmen auch nur ihre datei wobei sich alle datein in einer Ordnerstruktur befinden. Die Datei der Masterliste soll ein Passwort haben damit Sicherheit gegegeben ist.

Aber wie ich das jetzt gelesen habe dann scheint das wohl zu gehen.
Kann dann die Masterliste welche dann 12 Datenblätter für die Monate natürlich haben soll Sachen abändern wie zum Beispiel Planung Farbe rot im Kästchen mit U drin für ausgewählte Gruppen / Mitarbeiter die dann Urlaub nehmen müssen welche sich dann in die einzelnen Datein übertragen. Das wäre wirklich super.

Frage kann man die einzelnen Datein evtl. auch mit einen Passwort versehen die Masterliste aber hat die irgendwie gespeichert so das der Datentranfser läuft.

Es tut mir leid Liebe Forumnutzer ich merke das wir uns super verstehen aber es ist wirklich schwierig auszudrücken :D hat evtl. jemand eine Idee wie ich das umsetzen kann bzw soll ich etwas vorbereiten?

Kann ich sonst Vorschläge oder so machen ich weiss mit jemand unwissenden zu arbeiten schwierig aber es würde gerade für den Abteilungsleiter / bzw. Chef wirklich wunderbar.

PS: Di Chipkartenzeiterfassung gem. EU Recht kommt bei uns in 2 Jahren :D bis dahin dann wohl erstmal so :) aber idee war gut...aber frei nach dem motto wer schreibt der bleibt.

PSII: Es werden keine Zeiten eingeben sondern nur I <- Anwesend / U <- Urlaub / SU <- Sondeurlaub etc inkl. farblicher Makrierung im Tagesfeld ( bezogen auf einer Legende )

DANKE!
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#10 Mitglied ist offline   RalphS 

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geschrieben 07. November 2015 - 06:27

.... Also ich sag mal so. Wenn das PC-Arbeitsplätze sind und die zentral verwaltet werden oder werden können - zB über eine Windows Domain -- dann kann man da ganz problemlos die Logon- und Logoff-Zeiten protokollieren und die als Arbeitszeiten begreifen (muß dann aber natürlich dafür sorgen, daß die Rechner unter entsprechenden Umständen automatisch runterfahren, damit die Benutzer nicht einfach über Nacht angemeldet bleiben).


Ich hab zwar natürlich keinen Einfluß da drauf, kann's nur noch mal betonen. Finger weg von Excel für dieses Unterfangen. Du bzw das Unternehmen werdet es bereuen, und je länger das läuft, desto mehr.

Vorgaben sind ja gut und schön. Aber mit Excel lassen sich solche Vorgaben nicht erzwingen und wenn Vorgaben nicht erzwungen werden, dann hält sich auch keiner dran. Egal wie man da schult.

Das garantierte Ergebnis ist dann, daß man noch wen in Vollzeit einstellen muß, der dann die einzelnen Mitarbeiterdateien händisch nachbearbeiten muß, weil der Zuständige das alleine nicht mehr schafft. Fallen ja auch jeden Tag - oder zumindest für jeden Tag -- neue Daten an und da reden wir noch gar nicht von der Korrektheit der Daten.

WENN natürlich das Ganze automatisiert im Rücken passiert: PC angemacht, Benutzernamen und PW eingegeben und der Recher sagt "jemandem" (zB dem DC) Bescheid: jo der ist jetzt da... dann sieht das wieder ganz anders aus.

Vorteil: da kann dann die Chipkartengeschichte mehr oder weniger nahtlos drangehängt werden, wenn es dann soweit ist. Die tut ja auch nichts anderes.

Nachteil: Die Nicht-Da-Gewesen-Geschichte müßte anderweitig abgehandelt werden, denn das System kriegt ja nur mit, daß der/diejenige nicht gewerkelt hat an dem Tag. Außerdem muß geklärt werden, was passiert, wenn das Netzwerk nicht zur Verfügung steht. Dafür kann man ja dann wieder die Excel-Tabelle(n) nehmen - man verläßt sich nicht weiter drauf, aber wenn mal was an der Infrastruktur nicht funktioniert, steht man zumindest nicht mit einem "laut Protokoll war heute gar keiner anwesend" da, sondern hat für diese Ausnahmesituation doch noch was übrig. Dann ist es auch nicht so kritisch, ob die Daten ausreichend richtig eingegeben werden, wenn das nur alle Naselang mal vorkommt. Aber auch das ist eine Sache, die bei der Chipkartenerfassung nicht mit abgedeckt wäre.
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#11 _Hobbyperte_

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geschrieben 07. November 2015 - 11:45

Nach den weiteren Erläuterungen wurde jedoch deutlich, das es gar nicht um eine präzise Zeiterfassung geht. Sondern nur um eine Art Anwesenheitsübersicht zur Personalplanung ... Anwesend, Urlaub, Krank ... damit nicht "alle" auf einmal in Urlaub gehen und der Betrieb zusammenbricht.
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#12 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 07. November 2015 - 12:24

@Hobbyperte das ist absolut richtig.

Auch nicht jeder hat einen Rechner. Es gibt im Endeffekt jemanden der in der Gruppe die Planung in seiner Excel Datei einträgt für die gesamte Abteilung.
So machen es die anderen Abteilenungen auch sie haben eine Exceldatei mit 12 Blätter für die Monate dort sind in jeden Monat die Tabellen gleich.

Nun will wie gesagt der Chef eine Masterdatei haben wo auch wieder die 12 Monate drin sind und er aber alle Gruppen inkl. der Mitarbeiter sieht wer hat wann was und er möchte halt in der Masterliste Änderungen vornehmen können die sich dann auf die einzelne Datei auswirkt... wie zum Beispiel Betriebsferien

( die sollen mit der Farbe blau pro Tag/Kästchen ) makiert werden.
Oder weitere Sachen anhand einer Legende.

Dieser Beitrag wurde von PeaT1105 bearbeitet: 07. November 2015 - 12:26

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#13 Mitglied ist offline   species 

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geschrieben 07. November 2015 - 17:09

Hi,
Muss es unbedingt eine eigene Lösung sein?
Unsere Firma stand vor dem selben Problem, wir nutzen mittlerweile APlaner

http://www.aplaner.de/index.htm

APlaner kann als Demo runtergeladen werden, lässt sich aber auch in der Demo komplett und sogar unbegrenzt nutzen!

"Die einzige Einschränkung gegenüber der Vollversion besteht darin, dass Sie die ersten fünf Einträge der Mitarbeiterdaten nicht ändern können." (man kann sie aber ausblenden ;))

Ansonsten wäre APlaner aber als Idee für eine Excel-Tabelle sicherlich auch geeignet.


@RalphS

Zitat

Vorgaben sind ja gut und schön. Aber mit Excel lassen sich solche Vorgaben nicht erzwingen und wenn Vorgaben nicht erzwungen werden, dann hält sich auch keiner dran. Egal wie man da schult.

Natürlich sind Vorgaben auch in Excel möglich, außerdem könnte man mit Formularen auch den Zugang zu bestimmten Tabellenblättern regeln.
Nur so als Anmerkung ;)


LG Species
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#14 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 08. November 2015 - 12:07

Wir haben leider nur die Möglichkeiten der Office Anwendungen wie Excel / Acsess sonstige Software oder so dürfern wir nicht installieren seitens der Obrigkeit :( leider... wir haben schon versucht Freeware etc ins Unternehmen einzuführen aber da wird leider klipp und klar seitens der Itler gesagt...NEIN :(

Da ich einer mit der einzigen bin die sich naja " ein bisschen " auskennen was Rechner angeht hat der Chef mich halt gebeten mir Gedanken zu machen mit Excel oder Acsess :( so sind wir aber wieder bei der Ausgangslage. Wenn ich wiederrum aber manche Excelsachen etc sehe dann würde ich wirklich davon ausgehen das dass Office das kann, das wäre echt Klasse... :)

LG PeaT
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#15 Mitglied ist offline   PeaT1105 

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geschrieben 10. November 2015 - 10:05

Vielleicht ist ja aber auch folgender Gedanke möglich.
Alle schreiben in ein Exceldatei ihre Sachen rein. Nur das aber verschiedne eBenutzer nur Ihre Gruppen befüllen / bearbeiten können.

Oder auch wen es nicht zu Excel gehört kann man das ganze vielleicht einfach über eine erstelle Internet ( Inranetseite ) machen die man einfach lokal aufrufen / bearbeiten kann evtl. mit einen Login oder so ?

...Die Gedanekn zu machen ist einfach das Umsetzen... *grrr*

LG PeaT
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