[DerBoki]

Hallo,

bin neu in diesem Forum und dies ist auch mein erster Thread hier.
Falls er nicht ganz in diese Kategorie passt schoneinmal Entschuldigung im Vorraus

Also es geht um folgendes:
Meine Firma hat ein Projekt, für welches unheimlich viel Email-Verkehr ansteht.
Die eingehenden Emails sind oft für mehrere Personen bestimmt.
Ich weiß, dass man mit Outlook(wir arbeiten mit Outlook 2013) Kontaktgruppen erstellen kann um an diese Emails zu verteilen, aber ich möchte nun gerne wissen, ob ich das ganze quasi schon vor Ankuft in Outlook verteilen lassen kann über eine spezielle Adresse z.B. und wie ich diese einrichten würde(würde dann über das T-Online Kundencenter laufen, da dort Homepage und Emails, etc stationiert sind)
Kleines konkretes Beispiel für die bessere Verständlichkeit:
Kunde schreibt von Extern eine Email die für mehrere Personen bestimmt ist.
Statt diese nun an die infomail oder die Adresse irgendeines Mitarbeiters zu schicken, schickt er sie an eine vorbestimmte "Verteileradresse" die diese Email im Vorfeld an alle nötigen Email-Adressen weiterleitet.

Ich hoffe ich konnte mich einigermaßen deutlich ausdrücken. Wenn ich etwas wichtiges vergessen habe, einfach kurz fragen. Danke bereits im Vorfeld.

Boki

[Urne]

Willkommen
Müsstest Du mal nachsehen, ob im T-Online Kundencenter da entsprechende Regeln für eine Weiterleitung existieren. Bei anderen Webmailclienten funktioniert das eigentlich, aber den von T-Online kenn ich nicht näher.

[Holger_N]

Das sollte eigentlich funktionieren. Mir fällt spontan kein Mail-Anbieter ein, der neben einem Postfach nicht auch eine einfache Weiterleitung anbietet, die auch an mehrere Adressen weiterleiten kann. Wie schon gesagt ist das dann eine Einstellung beim Anbieter selbst. Wir haben das bei uns auch allerdings gibts dann das Problem, dass der Kunde schreibt, dann kriegen es die entsprechenden Mitarbeiter aber derjenige, der antwortet, macht das dann ja doch wieder mit seiner persönlichen Adresse und wenn dann der Kunde widerum antwortet, schreibt er direkt dem einen Mitarbeiter.
Das kann man natürlich auch wieder beeinflussen, indem man die enstrechende Antwortadresse angibt vorgibt, wird dann aber wieder kompliziert, wenn sehr viel gemailt wird und sich die verantwortlichen Gruppen mehrfach überschneiden oder öfter wechseln.

[RalphS]

Für sowas bräuchte man eigentlich ein Ticketsystem. Zumindest dann, wenn auch geantwortet werden soll.

Denn ansonsten kriegen (bspw) 10 Mitarbeiter diese eine Kunden-eMail. Und welcher von den zehnen soll jetzt antworten? Gar keiner ("Kollege macht das schon")? Oder alle ("Dann isses weg")?

[Holger_N]

Bei den übersichtlichen Fällen bei uns mache ich das manuell und zwar so, dass ich den Chef und eine eventuell involvierte dritte Person in CC setze und über »Optionen>Direkte Antworten an« auch deren Adressen angebe, damit die auch die Mail kriegen, wenn der Kunde mir antwortet. Das geht natürlich wie gesagt nur für einzelne wenige Mails, wo man den Überblick hat.

[pctechniker]

Hallo,

ich werfe mal so in die Runde IMAP, da sieht jeder alles auch die Antworten deiner Kollegen usw.

[RalphS]

Ein "gemeinsames" IMAP-Konto wäre sicherlich eine Option... allerdings würde ich mich persönlich nicht darauf verlassen wollen, daß da insbesondere bei *gleichzeitiger* Nutzung alles so klargeht, wie es soll. Falls da der Mailserver überhaupt mitspielt (okay, da könnte man sich natürlich mit dem rosa Riesen kurzschließen).

Ist jetzt die Frage, ob und inwieweit man sich auf die Mitarbeiter verlassen kann oder nicht. Also dahingehend, daß die sich selbständig untereinander kurzschließen. Falls das klappt, ist es relativ egal; dann kriegt halt jeder die Mail und die Mitarbeiter müssen irgendwo notieren, daß sie beantwortet wurde (diese Notizen müssen dann "alle" jederzeit "live" einsehen können).

Allerdings setzt das dann auch wieder ein "maximal sinnvolles" Mailaufkommen voraus, sonst sind die damit überfordert und entweder wird nicht mehr sauber überprüft oder es werden weniger Mails bearbeitet als eigentlich nötig (und möglich) gewesen wäre.

... wirklich *zuverlässig* ist (meines Erachtens) nur ein System, welches die einkommenden Nachrichten in einem Pool sammelt und dann entweder den Mitarbeitern zuteilt oder diese sich selber Nachrichten an sich ziehen können. Dabei müßte den Mails eine eindeutige Identifikation zugeteilt werden, sodaß rekonstruiert werden kann, daß a) die ursprüngliche Mail in Bearbeitung war und b) wer sie bearbeitet hat. Nur so kann sichergestellt werden, daß Mails auch von vielen Mitarbeitern nur genau einmal beantwortet werden - nicht öfter, aber auch nicht seltener.

Zu deutsch: ein Ticketsystem.

Dieser Beitrag wurde von RalphS bearbeitet: 07. Mai 2015 - 16:41

[Grenor]

Ich würd auch sagen das ne Lösung mit Weiterleiten oder Imap suboptimal ist. Wir haben ähnliches über nen Exchange realisiert. Ist allerdings die Frage ob man sich an Microsoft binden will und ob der Preis ok ist (Lizenzen/Konfigurationskosten,usw). Gibt natürlich noch andere Mail Management Geschichten alle mit vor und Nachteilen, aber wenn man eh Outlook einsetzt bietet sich Exchange an.
Weiterleiten führte bei uns immer zu Kommunikationschaos, da man sich bei größeren Gruppen eher nicht drauf verlassen kann, dass das passend abgesprochen wird.
Imap war störrisch beim Zugriff von mehreren Nutzern (späte aktualisierung, Probleme bei mehr als 5 gleichzeitigen Zugriffen usw).

Dieser Beitrag wurde von Grenor bearbeitet: 07. Mai 2015 - 17:00

[Holger_N]

Die Frage ist sicherlich auch, wie die Fragestellung abgearbeitet werden soll. Geht es um eine Anfrage und die läuft bei 6 Leuten auf und wer gerade Zeit hat kümmert sich oder soll die Anfrage nur an eine Person gehen aber 5 Leute, die mit der angefragten Person in einem Team arbeiten sollen alle Mailwechsel auch kriegen, um auf dem Stand der Dinge zu sein?

[javo]

Solche Verteilungen kann man bei vielen webhostern einstellen in den Emaileinstellungen, das man parallel an eine Email und weiterleitungen an diverse andere Leute. Ich bei meinem VServer kann das wunderbar einrichten.