WinFuture-Forum.de: Excel-Adressliste unterinander - wie für Serienbrief nutzen? - WinFuture-Forum.de

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Nachrichten zum Thema: Office 2010
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Excel-Adressliste unterinander - wie für Serienbrief nutzen?


#1 Mitglied ist offline   Bib 

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geschrieben 25. November 2014 - 10:21

Hallo,
mir liegt eine Excel Datei vor, in der Adressen gespeichert sind.

Leider nicht so wie es sich gehört, also:

Name --- Straße --- Ort
------------------------
Peter --- Hauptstraße --- Testhausen
Maria --- Feldweg ------- Beispieldorf
Hans ---- Schulstraße --- Berlin



sondern so:


Peter Müller
Hauptstraße 1
11111 Testhausen

Maria Schmidt
Feldweg 1
22222 Beispieldorf

Hans Schulz
Schulstraße 1
33333 Berlin



Wie bekomme ich die Daten mit möglichst geringem Aufwand in eine für einen Serienbrief verwertbare Form? Alles steht in einer eigenen Zeile, also der erste Datensatz umfasst z.B. die Zeilen 1-3 und nur die erste Spalte ist genutzt worden.
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#2 Mitglied ist offline   RalphS 

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geschrieben 25. November 2014 - 10:32

Wieviele Datensätze sind es denn? Und: hast Du das nur so formatiert oder sind die Zeilenumbrüche Teil der Zelle?
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#3 Mitglied ist offline   Bib 

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geschrieben 25. November 2014 - 10:34

Ich glaube an die 100 Adressen. Nein, keine Zeilenumbrüche, alles in einer eigenen Zeile. Es stehen nach den Adressen noch ein paar mehr Zeilen mit Daten zu der Adresse, aber die brauche ich nicht - nur die reine Anschrift reicht.

Ich hab die Liste nicht erstellt. Ich hab die Adressen so geliefert bekommen mit dem Auftrag, einen Serienbrief daraus zu erstellen.

Dieser Beitrag wurde von Bib bearbeitet: 25. November 2014 - 10:35

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#4 Mitglied ist offline   mephistolino 

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geschrieben 25. November 2014 - 12:56

Beitrag anzeigenZitat (Bib: 25. November 2014 - 10:34)

Es stehen nach den Adressen noch ein paar mehr Zeilen mit Daten zu der Adresse, aber die brauche ich nicht - nur die reine Anschrift reicht.


das macht es "etwas" komplizierter.

sind die "additiven" zeilen zu den adressblöcken denn immer gleich? als z.b. immer 2 zusätzliche zeilen?

befinden sich zwischen blöcken leerzeilen und falls ja, wieviele?

am einfachsten wäre es, wenn du die tabelle zur verfügung stellen könntest.

gern auch per pm ... vertraulichkeit versteht sich von selbst.

Dieser Beitrag wurde von mephistolino bearbeitet: 25. November 2014 - 12:58

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#5 Mitglied ist offline   Bib 

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geschrieben 25. November 2014 - 14:51

So, wir haben uns jetzt zu zweit hingesetzt und die Adressen manuell auf das richtige Format gebracht - dann anschließend die beiden Listen zusammengefügt.



Die Adressen waren untereinander folgendermaßen aufgebaut:


Anrede
Vorname Nachname (in einer einzigen Spalte)
Ortsteil Straße Hs-Nr (in einer einzelnen Spalte mit Zeilenumbruch)
PLZ Ort
Straße Hs-Nr des Objekts
PLZ Ort des Objekts

Dann ohne Leerzeile der nächste Adress-Satz. Es sind immer gleich viele Zeilen.


Würde mich aber grundlegend interessieren, wie man sowas mit geringstmöglichem Aufwand umbaut, weil ich demnächst nochmal sowas machen muss.

Dieser Beitrag wurde von Bib bearbeitet: 25. November 2014 - 14:52

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#6 Mitglied ist offline   mephistolino 

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geschrieben 25. November 2014 - 15:04

freut mich, dass es auch so funktioniert hat.

einen geringstmöglichen aufwand gibt es hier leider nicht.

ich hätte dir (wenn mir die daten vorgelegen hätte) ein quick & dirty-vba-script geschrieben, welches die daten sortiert (incl. trennung der plz vom ort) in eine neue tabelle geschrieben hätte.

das ist aber immer (wirklich immer) individualcodierung, da ja jede tabelle / datenbasis anders aussieht.

wenn du mir die tabelle nochmal geben magst (ich kenne ja weder den zusammenhang noch die bedeutung der adressen), könnte ich das nochmal versuchen.

transferierbar ist das aber nur, wenn du immer die gleiche datenbasis hast (also vom aufbau her).

Dieser Beitrag wurde von mephistolino bearbeitet: 25. November 2014 - 15:06

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#7 Mitglied ist offline   RalphS 

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geschrieben 25. November 2014 - 15:09

Am besten gar nicht - idealerweise baut man die Tabelle gleich ordentlich. :huh:

Sorry, aber wenn die Quelltabelle schon sch... ist, kommt genau sowas bei raus: man hat nur Ärger und Trödel damit. :(


-- Du könntest schauen, daß Du die Rohdaten so verwendest, wie sie sind - also einfach so übernehmen, wie es dasteht, komplett mit Zeilenumbrüchen und allem. Das wäre die Quick-and-Dirty-Variante.

-- Oder Du baust Dir ein Macro, entweder "intern" in Excel selber oder "extern" = Export in CSV, Umschreiben der CSV-Datei mittels regulärer Ausdrücke (oder anderweitig) und schließlich Neu-Einlesen der bearbeiteten CSV-Datei in Excel. Das wäre der sauberere, aber aufwendigere Ansatz.

In beiden Fällen müssen die Feldinhalte sinnvoll aufgetrennt werden. Am besten in die kleinstmöglichen Teile (atomisch). Bin grad nicht ganz sicher, wie ich Deine Feldbezeichnungen deuten soll, deswegen versuch ich's auf der sicheren Seite:

Anrede | Vorname | Nachname | Ortsteil | Straße | Hs-Nr | PLZ | Ort | Straße des Objekts | Hs-Nr des Objekts
| PLZ des Objekts | Ort des Objekts

, sofern *-des-Objekts nicht redundante Wiederholungen von den vorstehenden Daten waren. Die Reihenfolge der Zellen ist aber natürlich egal.


Oder Du schreibst es händisch entsprechend um. Für ~ 100 Datensätze geht das sicherlich noch... aber wenn sich das häuft, würde ich ehrlich gesagt davon absehen wollen und gar nicht erst mit "irgendwas" Händischem anfangen.


Wenn Du das hast, kannst Du "ganz normal" auf die einzelnen Felder in der Tabelle zugreifen und insbesondere auch "intuitiv" damit arbeiten. Sonst geht es gar nicht; Zugriff auf "Zellen-Teile" ist so nicht vorgesehen.
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#8 Mitglied ist offline   mephistolino 

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geschrieben 25. November 2014 - 15:12

meine rede.

was ist denn eigentlich die quelle der tabelle?

wurde die von woanders exportiert?
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#9 Mitglied ist offline   Bib 

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geschrieben 25. November 2014 - 15:20

Die Tabelle hat mein Chef erstellt.

Bzw. hat er eine Excel-Vorlage, in welcher er auf eine Seite der Tabelle die ganzen Adressen eintippt und dann auf der zweiten Tabelle einen Serienbrief erstellt bekommt. Das hat er von irgend einer Behörde bekommen.
Total doof aufgebaut das Teil. Jedenfalls wird in der Tabelle auch noch einiges berechnet, die Beträge dann prozentual aufgeteilt und auf die jeweiligen Personen aufgeteilt - das steht dann in dem erzeugten Excel-Serienbrief drin.

Bzw. Serienbrief ist das eigentlich keiner, sondern nur eine Tabellenseite mit den Briefen, in denen die Werte eingetragen wurden.



Jedenfalls hat er jetzt die Anschriften separat benötigt, unabhängig von dem Berechnungsformular. Und nochmal eintippen wollte er sie nicht... er hat sie ja schließlich schon in Excel eingegeben.
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#10 Mitglied ist offline   mephistolino 

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geschrieben 25. November 2014 - 15:26

ah, ok :)

sollte man dringend mal überarbeiten ;)
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